Genoeg is genoeg:

Geen draagvlak is geen bestuur. Met dit stuk leggen we uit waarom de komende ALV aangepast wordt tot stemmen over draagvlak voor het huidige bestuur.

Een jaar of wat geleden is op onze Algemene Leden Vergadering besloten dat het bestuur zich zou onthouden van reageren op vragen, opmerkingen of commentaren op Social Media. Dat leek op dat moment een verstandig besluit. Helaas heeft het feit dat het bestuur zich netjes gehouden heeft aan deze afspraak, zich de afgelopen weken tegen ons gekeerd.  We moesten toezien hoe ons op Facebook incompetentie werd verweten, we beschuldigd werden van niet communiceren, van onvoldoende onze leden betrekken, van te weinig activiteiten initiëren, van een te groot accent op sport, dan wel te weinig aandacht voor de fokkerij. Er werden zaken gesuggereerd die op of net over de grens gingen van wat wettelijk is toegestaan. Voor ons nog net niet voldoende voor een aangifte wegens laster of smaad. Maar ruim voldoende voor een heel vervelende negatieve beeldvorming.

Daarnaast, vlak na de uitnodiging voor de ALV, vanuit een andere hoek ineens het bericht dat er een soort van schaduwbestuur geformeerd zou zijn. Deze groep zou klaar staan om de taken van het huidige bestuur over te nemen als wij ‘geen zin’ meer zouden hebben. Een drietal leden (herstel: 2 leden en 1 niet lid) die de laatste jaren niet of nauwelijks op de ALV aanwezig zijn geweest. Die zich niet of nauwelijks hebben laten zien op onze fokkersmiddagen of andere beleidsvormende activiteiten. Die nooit gebeld hebben voor een gesprek, nooit aan ons kenbaar hebben gemaakt dat ze belangstelling hebben voor bestuursactiviteiten. Die in alle jaren van dit bestuur geen enkele belangstelling hebben getoond voor het doen van vrijwilligers werk, dan wel deel te nemen in een van de commissies die we op wilden richten. Deze drie mensen sturen een mail naar een deel van de leden met het verzoek om steun voor hun kandidaatstelling.  Vervelend en pijnlijk is dan om te moeten constateren dat dát wat ze vinden wat we anders moeten doen, precies hetgeen is wat we al gedaan hebben. Waar ze geen weet van hebben, omdat ze meestal niet aanwezig waren.  Bij deze groep ook boosheid om onze laatste keuring.  De keuring die in verband met COVID regels niets anders was dan een veredelde stamboek opname.  Waarbij, ondanks onze uitleg op voorhand, vanwege het feit dat er bij het ONCK  meer mocht (KNHS regels en onder vergunning van “de Spreng”) dan bij de keuring (Koepelfokkerij regels en eigenstandige vergunning bij de gemeente), ineens de conclusie werd getrokken dat het ons meer om de sport zou gaan dan om de fokkerij. Niet dus. Een en ander was simpelweg het gevolg van strengere Koepelfokkerij regels dan dat de KNHS regels waren. Hoe we ook ons best hebben gedaan om dit uit te leggen: de boodschap bleek niet begrepen.

Het feit dat deze groep het afgelopen jaar, of eigenlijk de afgelopen jaren er niet voor gekozen heeft om op enig moment met ons in gesprek te gaan, of hun diensten aan te bieden, maar in plaats daar van achter onze rug om stemmen is gaan werven via een mail waar wij geen weet van hebben, voelt als een coup, als een moedwillige actie om een zittend bestuur uit het zadel te gooien, zónder echt te weten wat dit bestuur de afgelopen jaren gedaan hebben. En daar hebben we natuurlijk last van.

Maar om nog even terug te gaan naar de beeldvorming, de oproep commissies te vormen en leden te betrekken.

Natuurlijk organiseren we een hengstenkeuring, centrale keuring en het ONCK, waarbij we het programma tijdens de keuringen wat aankleden door er ook een wedstrijdje bij te organiseren, dan wel bestgaande rubrieken of lezingen. Dat zijn gewoon de reguliere activiteiten. Het geheel wordt opgeleukt met een lekkere lunch, mooie prijzen en een streven naar een plezierige sfeer waar iedereen zich thuis voelt.

Daarnaast hebben we ons best gedaan een Demoteam in de lucht te houden: een groepje ponyruiters die op evenementen dressuur- en springdemonstraties zouden kunnen geven. Veelbelovend van start, leuke dingen gedaan op oa Paard Hardenberg en de Farm en Country Fair in Aalten. Echter als kleine maar landelijke club is de reis naar een gezamenlijke oefenlocatie óf voor een optreden op een evenement vaak lang, groeien kinderen van hun pony’s en bleek de animo daar op de lange duur toch te gering. We hebben kleurige kleding met Connemaralogo in de verkoop gehad, waarbij we voor kostprijs konden verkopen, maar de items toch vaak te duur gevonden werden. We hebben geprobeerd commissies te vormen rondom fokadvies en bijvoorbeeld het ONCK. Helaas geen of onvoldoende aanmeldingen vanuit de leden om dit van de grond te krijgen. Kortom: activiteiten waarbij de medewerking van de leden noodzakelijk was, bleken niet voor langere periode in de lucht te houden. Het verkrijgen van simpelweg voldoende vrijwilligers voor 1 dag of 1 evenement is meestal eigenlijk al erg moeilijk. Voor het ONCK doen we daarbij dankbaar een beroep op de vrijwilligers van een externe stichting.

Dus zijn we heel veel zelf gaan doen.  Zoals het organiseren van Fokkersdagen, lezingen, een excursie naar Denemarken, het Demo team, we zijn aanwezig geweest (als bestuur en een handjevol vaste vrijwilligers) op Paard Hardenberg, en jarenlang op de Farm en Country Fair in Aalten om met stand en een leuk programma aan raspromotie te doen. Natuurlijk terugvallend op de beperkte maar zo waardevolle club mensen waar je áltijd op kunt terugvallen.

We gaan jaarlijks op eigen kosten naar Clifden om bij de Connemara ponyweek te zijn, deel te nemen aan de vergaderingen van het ICCPS (de verenigde internationale stamboeken), contact en overleg te hebben met het Ierse stamboek en Ierse fokkers.  We waren de eersten in de hele wereld die een goed en fraudebestendig HWSD testprotocol ontwikkeld hadden en daarmee een voorbeeld zijn geweest voor veel andere zusterstamboeken. Een protocol waarbij de kosten in eerste instantie nog voorgefinancierd werden door de voorzitter zelf. Alles om maar snel en zorgvuldig, nog voor dat het dekseizoen van start zou gaan, te kunnen gaan testen. We hebben een fokprogramma geschreven en door het RVO goedkeuring gekregen, zodat we een EU erkend stamboek zijn gebleven. En daar waar er geroepen wordt dat we áchter lopen, hebben we van de Ieren nog steeds niet de bevestiging dat hun Fokprogramma is goedgekeurd. Een bevestiging waar we op moeten wachten voordat we het een en ander in elkaar kunnen gaan schuiven. We willen wel… maar kunnen nog niet…

Voor het vijftig jarig jubileum hebben we met een heel beperkte, maar gelukkig zeer enthousiaste, groep mensen ons jubileumboek geschreven, met grote dank aan de monsterinzet van Inez, we hebben een mooie internationale hengstenshow georganiseerd. We hebben bemiddeld in het vinden van een fijne ruiter voor onze meerjarig kampioenshengst. We hebben bemiddeld in de verkoop/koop van pony’s tussen leden onderling. Ook voor het boze facebook lid hebben we met succes actief bemiddeld. Hebben daarnaast talloze Connemara geïnteresseerden de weg gewezen naar onze fokkers.

En dan onze bereikbaarheid en communicatie. Leden kunnen voor vragen terecht bij het stamboekbureau voor alle technische fokkerij zaken via info@kvth.nl. Voor andere zaken is het mailadres info@connemara.nl. En in tegenstelling tot wat er beweerd wordt, wordt er wel degelijk geantwoord op mail en telefoon.  Dit kan niet altijd op dezelfde dag.  Als Connemara Pony Stamboek huren we een externe partij in voor secretariaatstaken.  We betalen als het ware voor een bepaalde prestatie, die een bepaalde tijdsinvestering vraagt. Het secretariaat zit er niet fulltime voor het Connemarapony stamboek. Een antwoord op een mail, of iemand telefonisch te pakken krijgen kan dan soms toch even wat tijd vragen.  Maar voor de verdere beeldvorming:

Vanaf januari 2020 zijn er 174 mail momenten geweest rondom één lid via info@connemara.nl of info@kvth.nl. Hetzelfde lid heeft ook prive met een bestuurslid gemaild, die mails laten we even buiten beschouwing. Uitgaande van 10 maanden is dit gemiddeld ongeveer elke dag een mailcontact, gegenereerd door 1 lid. Soms beleefd van toon, soms minder beleefd en soms ook uitermate suggestief. Want wat moet je als iemand letterlijk mailt te denken dat het stamboekbureau in opdracht van de voorzitter processen rondom het lid opzettelijk vertraagt en frustreert omdat het lid tegen de voorzitter heeft gezegd haar hengst niet mooi te vinden.  Wat moet je als je een vraag beantwoordt, maar het antwoord door de ander niet als antwoord erkend wordt.  En je nog drie keer dezelfde vraag moet beantwoorden, om steeds te horen te krijgen dat het antwoord geen, of niet voldoende antwoord is.  Als iemand zegt dat er in bijvoorbeeld verslaglegging iets mist, maar niet zegt wát er mist.

Wat moet je als bestuurslid als er bij PostNL een fout gemaakt wordt, waardoor een paspoort op een verkeerde plek bezorgd is. Het stamboekbureau is er een dag mee bezig om het paspoort op te sporen en een oplossing te bedenken. Maar toch krijgt een bestuurslid om half drie ‘s nachts (!!) een als bedreigend ervaren bericht van de partner van het lid wat ook op Facebook nogal van zich laat horen.

Wat moet je als een ander bestuurslid, ook weer tegen half elf ‘s avonds, dezelfde man boos aan de telefoon krijgt omdat het langer dan bij anderen duurt voordat een paspoort er is. Ook die vraag is overdag al gesteld aan het stamboekbureau. En ook die vraag is al dezelfde dag volstrekt helder beantwoord. Luid en duidelijk helder waar de vertraging uit bestaat. Luid en duidelijk helder dat dit NIET komt door de werkwijze van het stamboekbureau.

Wat moet je als bestuur als het ingehuurde stamboekbureau je laat weten dat wat er de laatste dagen aan mails en telefoontjes van 2 personen binnenkomt dermate veel tijd kost dat alle andere werkzaamheden geen doorgang meer kunnen vinden. Dat de huidige werklast ver buiten de afgesproken taken valt en absoluut niet gedurende langere periode op deze manier/ tegen dit tarief, met deze krappe bezetting gedaan kan worden.

Wat moet je als leden kennelijk in het bestuur willen, maar je dit niet laten weten. Wat moet je als iemand activiteiten wil, maar nooit mee doet, nooit aanbiedt mee te organiseren.  Wat moet je als zij die onvoldoende handtekeningen wisten te verwerven voor een tegenkandidatuur, nu bezig blijken met het werven van volmachtsstemmen om zoveel mogelijk steminvloed te hebben tijdens onze ALV.

Dan komt er een moment dat het gewoon genoeg is. En dat moment is nu. Dit bestuur voert echt met heel veel plezier de bestuurstaken en alle activiteiten die daarbij horen uit. We weten dat er heel veel mensen wél tevreden zijn en we zijn blij met de waardering die op verschillende plekken ook uitgesproken wordt.  Maar we pássen als bestuur collectief voor wat er nu gaande is. Dit gebrek aan eerlijkheid, openheid, dit gebrek aan elkaar willen begrijpen en willen samenwerken, uitnodigingen weigeren, het gesprek niet eens zoeken, de verdachtmakingen, het moddergooien.  Dit gaan we op deze manier niet langer doen.

We gaan niet krampachtig vasthouden aan onze bestuursfunctie. We hechten geen van allen aan het pluche. We hebben allemaal onze eigen sociaal maatschappelijke positie waar we tevreden over zijn en ons goed bij voelen. We hebben geen van allen het Connemara Pony Stamboek nodig voor onszelf. We doen onze taken omdat we ze leuk vinden, omdat we denken dat we dit al met al best goed doen en omdat we denken dat de meerderheid van de leden tevreden is met ons functioneren.

Wat we óók niet doen is nu ter plekke besluiten dat we onze taken neerleggen, al is de verleiding op dit moment groot. Daarmee brengen we de stabiliteit van de vereniging in gevaar. Daarmee doen we ook degenen die wel tevreden zijn en vertrouwen in ons hebben te kort. Daarmee doen we in onze ogen onszelf te kort. We willen op inhoud en samenwerking best graag door. Maar niet op deze manier.

Wat we wel gaan doen is het volgende;

Voor de eerstvolgende ALV zullen alle wettelijk verplichte stukken in het online portal staan. Daarnaast krijgen leden tot 72 uur voor de ALV de gelegenheid om schriftelijk hun vragen in te dienen op info@connnemara.nl. Deze vragen zullen schriftelijk beantwoord worden en de antwoorden zullen uiterlijk 24 uur van tevoren in het online portal ter inzage beschikbaar zijn.

Daarnaast kunnen tot 72 uur van tevoren op- en aanmerkingen op de AANGEPASTE notulen (die over twee weken in het portal staan) ingediend worden. Deze zullen verwerkt worden en de aanpassingen zijn ook weer uiterlijk 24 uur van tevoren via het portal in te zien.

Op de ALV zelf gaat er dan het volgende gebeuren. De statutaire en wettelijk verplichte zaken komen aan bod. En dan direct de stemming over waar het wat ons betreft om gaat, namelijk de stemming of het huidige bestuur voldoende draagvlak heeft om als bestuur aan te blijven en om met de in de agenda voorgestelde bezetting verder te functioneren.

Kortom:

Wat ons betreft is het nu aan te leden om zich uit te spreken wat ze willen. Dit bestuur, of niet.  Daar gaan we op de ALV over stemmen.

Blijkt dat we voldoende draagvlak hebben, dat wil zeggen een gewone meerderheid van de stemmen, dan gaan we met alle plezier verder.

Ontbreekt het draagvlak dan zal het bestuur na de stemming haar taken en bevoegdheden met onmiddellijke ingang collectief neerleggen en vragen we Denise Maassen als stamboeksecretaris om hernieuwd een ALV uit te roepen om uit de leden een nieuw bestuur te formeren.

Om elk lid te kans te geven om in deze situatie toch deel te nemen aan de online ALV, hebben we besloten om de inschrijftermijn met twee weken te verlengen tot vrijdag 23 oktober. Inschrijven kan door een mail te sturen naar info@connemara.nl, met als titel “inschrijving ALV” met in de mail graag je telefoonnummer en mailadres.

Leden zullen dit bericht ook nog via de mail ontvangen, echter het stamboekbureau kan dat pas aanstaande dinsdag verzenden. Gezien de onrust en het effect van de hele situatie op het huidige bestuur hebben we echter besloten niet tot dinsdag te wachten om dit bericht op onze website en Facebookpagina te plaatsen.

Namens het voltallig bestuur,

Ria Groen

Voorzitter Nederlands Connemara Pony Stamboek

Rectificatie in tekst n.a.v. appbericht van dhr N:
Het om half drie verzonden bericht is een mail naar alle bestuursleden geweest. Het kwam als geluidsmelding bij 1 van de bestuursleden binnen. Het bericht werd door meerdere bestuursleden als intimiderend en bedreigend ervaren.