Inrichting en organisatie Nederlands Connemara Pony Stamboek en het stamboekbureau.

Omdat er de afgelopen periode een aantal vragen binnen zijn gekomen bij het stamboekbestuur rondom onder andere registratievragen is het ons duidelijk geworden dat het niet voor iedereen helder is hoe het Nederlands  Connemara Pony Stamboek ingericht is.

Om toekomstige verwarring en misverstanden te voorkomen willen we bij deze nog eens uitleggen hoe ons stamboek  georganiseerd is.

Als eerste is het van belang om helder te hebben dat het Nederlands Connemara Pony Stamboek eigenlijk bestaat uit 2 organisatie onderdelen namelijk :

  1. Het bestuur, bestaande uit vrijwilligers
  2. Het Stamboek bureau, bestaande uit ingehuurde beroepskrachten

Het bestuur is  verantwoordelijk voor het op een juiste wijze laten functioneren van het stamboek, het uitzetten van fokbeleid en het organiseren van bij het stamboek horende activiteiten.

Het bestuur bestaat volledig uit vrijwilligers, die zich er voor inspannen dat het stamboek op een goede wijze kan functioneren. Bestuursleden worden gekozen door de leden  van de vereniging, waarmee zij het mandaat krijgen van de leden om de belangen van het stamboek zo goed mogelijk te behartigen.

Een belangrijke taak binnen het functioneren van elk stamboek is het bijhouden van  de leden administratie, afstammingsregistratie, uitgifte van paspoorten, identificeren en registreren van stamboekdieren. Dit zijn taken en verantwoordelijkheden waar vanuit de overheid speciale voorwaarden zijn gesteld aan wie / welke organisaties deze taken mogen uitvoeren.

Dat is in het algemeen níet het bestuur van een stamboek organisatie. Taken als identificatie, registratie van dieren  en ledenadministratie wordt in plaats daarvan ondergebracht in een stamboek kantoor. De grotere stamboeken hebben een eigen, apart van het bestuur functionerend,  stamboek kantoor. Voor een klein stamboek als het Nederlands Connemara Pony Stamboek is het financieel niet mogelijk om een eigen stamboek kantoor te hebben.

Het Nederlands Connemara Pony Stamboek heeft in plaats daarvan er in het verleden voor gekozen om ons stamboek bureau onder te brengen bij het stamboekbureau van een ander stamboek, namelijk het KVTH.

Concreet wil dit zeggen dat het stamboekbureau van het KVTH ook alle technische zaken als identificatie en registratie, ledenadministratie, het secretariaat en een aantal financiële zaken uitvoert voor het Nederlands Connemara Pony Stamboek. Deze taken worden uitgevoerd door betaalde krachten, mensen die in loondienst zijn van het KVTH, en die op jaarbasis een vergoeding krijgen voor het werk wat ze voor ons stamboek doen.

Door deze constructie is het mogelijk om als (zeer) klein stamboek tóch te kunnen voldoen aan de eisen die het ministerie stelt aan het functioneren van een stamboek, zodat we bestaansrecht hebben in Nederland. Zonder deze samenwerking is het voor een klein stamboek als het onze op dit moment zowel praktisch als financieel haast onmogelijk om te kunnen bestaan. Vandaar ook dat deze constructie bestaat.

De constructie kent echter ook zo zijn nadelen. Inherent aan de constructie is dat we voor de ledenadministratie, technische zaken, registratie en identificatie  en secretariaatstaken afhankelijk zijn van het functioneren van stamboekbureau van het KVTH.

Meestal gaat deze samenwerking goed, echter soms lopen dingen ook anders dan wij als stamboekbestuur zouden willen, soms zonder dat we daar als bestuur 1 op 1 zicht op hebben. Dan worden we door een vraag of bericht van iemand geattendeerd op iets wat mogelijk niet helemaal goed loopt.

In dergelijke gevallen nemen wij als bestuur contact op met het stamboekbureau om te bewerkstelligen dat eea alsnog vanuit het stamboekbureau geregeld wordt.

De afgelopen periode zagen we ons echter geconfronteerd met het feit dat de stamboek secretaris van het KVTH, en daarmee ook ónze stamboek secretaris per direct uit zijn functie ontheven werd, zónder dat er direct vervanging was.

Dit heeft betekend dat er binnen het KVTH een enorme werkdruk is ontstaan voor de achtergebleven medewerkers, met als gevolg een achterstand in uit te voeren taken, een duidelijk verminderde telefonische bereikbaarheid,  tragere reactie op mails en overall een tragere communicatie.

Hier hebben zowel onze leden, als het bestuur zelf, de afgelopen periode last van gehad. Werkzaamheden zijn hier en daar blijven liggen, belangrijke terugkoppelingen vanuit de overheid zijn niet tijdig aan het bestuur gecommuniceerd.

Tegelijkertijd is er binnen het KVTH hard gewerkt om de zaken op orde te krijgen, en recent ontvingen we het bericht dat er ook weer een nieuwe stamboek secretaris is aangesteld. We gaan er daarmee vanuit dat de problemen zoals we ze het afgelopen half jaar ervaren hebben, snel tot de verleden tijd behoren.

Voor de leden is het daarbij van belang het volgende te weten

Voor vragen rondom registratie, identificatie, paspoorten, dekaangiftes, ledenadminstratie etc kan contact op worden genomen met het stamboekbureau, bereikbaar onder tel nr 073-6218501 / mail info@kvth.nl. Het stamboekbureau is het beste bereikbaar op dinsdag, donderdag en vrijdag tussen 09.00 en 16.00 uur.

Mocht er zich echter op enig moment een probleem voordoen welke te maken heeft met zaken die in principe door het stamboekbureau geregeld moeten worden, maar die stagneren of als er zich daar ergens een probleem voor doet dan horen wij dat graag.

U kunt dit dan doen door een mail te sturen naar  info@connemara.nl. Wij kunnen dan als bestuur in veel gevallen niet direct zelf het probleem oplossen, maar wel het stamboek bureau attenderen op het probleem en hen vragen het eea waar mogelijk op te lossen.

Ook voor overige vragen is het bestuur bereikbaar via info@connemara.nl. Op dit moment zien we nog met enige regelmaat dat vragen gesteld worden via de tijdlijn op facebook of de facebookchat. Op vragen via facebook zullen we in principe niet reageren,  bij vragen via de chat zullen we gaan verwijzen naar ons mail adres.