ONCK geannuleerd! (er is een alternatief verenigingsonafhankelijk programma)

Het programma voor het verenigings-onafhankelijke connemara weekend is inmiddels bekend! Zie hieronder het complete programma.

Je kunt je aanmelden door deze excel file in te vullen, in het bestand staat vermeld aan wie je het kan toesturen.

Hieronder de uitleg hoe het zo gekomen is dat er een alternatieve invulling voor het “onck-weekend” is.

Beste leden en andere Connemara enthousiastelingen,

Tot onze grote spijt moeten we jullie meedelen dat het Open Nederlands Connemara Kampioenschap op 18 en 19 juni van dit jaar niet plaats zal vinden.

Na goede overweging hebben we dit als organisatiecommissie moeten besluiten. Hierin hebben we met een aantal zaken rekening gehouden:

Als eerste overweging hebben we het belang van de vereniging voorop gezet. We vinden een evenement belangrijk, maar het stabiel voortbestaan van het stamboek zou naar ons idee op dit moment de volle focus moeten krijgen. Dit betekent ook dat wij zelf op dit moment liever onze tijd en energie bijdragen aan het draaiend houden en vormgeven van de vereniging.
Het aftreden van het bestuur en de huidige situatie levert (erg) veel vragen op over de juridische context waarin we het evenement organiseren. Ter voorbeeld: de aansprakelijkheid en dekking van bijbehorende verzekering op naam van de vereniging is op dit moment niet duidelijk. Daarnaast zijn financiële keuzes, ondanks onze losse begroting, niet te bekrachtigen door een bestuur.
Er valt een grote support weg in organisatorische capaciteit, maar ook qua contact met het KNHS en toegang tot relevante applicaties voor inschrijving en registratie. Dit werd door bestuursleden opgepakt en is niet gemakkelijk over te dragen op dit moment, aangezien dit uit naam van de vereniging gebeurt.
Met het niet beschikbaar zijn van het bestuur en individuele leden hiervan valt er een groot deel van onze begrote inkomsten weg (ongeveer één-derde).
De grote hoeveelheid werk die we sowieso nog moesten verzetten in de resterende zes weken met onze commissie van vier personen was op zich al een uitdaging, maar alle onduidelijk- en afhankelijkheden van bovenstaande punten komen hier bovenop. Dit helder krijgen voor we verder kunnen met de inhoud van het evenement zou een onherstelbare vertraging opleveren. Ook het betrekken van extra vrijwilligers zou op korte termijn geen (grote) tijdswinst opleveren: iedereen moet ingewerkt worden en er is veel meer coördinatie en afstemming nodig.
Het uitstellen van de keuze zou voor alle deelnemers en andere betrokken partijen (locatie, camping, sponsoren, KNHS, etc.) op een later moment meer werk of meer (inkomsten)verlies opleveren. Op dit moment zijn er bijvoorbeeld nog maar weinig formele inschrijvingen, is er financieel nog niets afgehandeld en hebben we de sponsorartikelen nog niet fysiek verzameld. Het is nu dus gemakkelijker dit nog af te handelen.

Voor ons was dus op dit moment de enige juiste keuze om het ONCK niet door te laten gaan op dit moment. We vinden dit erg jammer, want ook wij hadden ons verheugd op het ONCK en we hadden er al veel werk in zitten. Uiteraard kunnen we alle beschikbare informatie, kennis en contacten wel gebruiken om alsnog een ONCK te organiseren zodra de vereniging weer stabiel is.

We beseffen ons dat veel leden (inclusief wijzelf!) rekening gehouden hebben met het ONCK en bijvoorbeeld al een reservering hebben geplaatst bij Camping Boszicht. Voor we dit bericht plaatsten hebben we met de camping contact gehad om af te stemmen hoe zij met annulering willen omgaan. Hierin hanteren zij de Recron annuleringsvoorwaarden. Praktisch gezien betekent dit bij annulering op dit moment (tot één maand van tevoren) dat er 75% van de overeengekomen prijs betaald moet worden.

Dit is natuurlijk erg zonde, dus ons voornemen is om alsnog een leuk, verenigingsonafhankelijk, Connemara weekend te houden vanaf Camping Boszicht. We kunnen ons voorstellen dat er met behulp van andere vrijwilligers een aantal buitenritten georganiseerd kunnen worden, en ook een gezamenlijke barbecue hebben we natuurlijk zo geregeld! Vanuit de ONCK organisatie zullen we samen met Buitensportcentrum De Spreng en de sponsor(en) kijken of we wel op particuliere wijze de clinics door kunnen laten gaan.

Heb je gereserveerd op de camping, wil je helpen het weekend vorm te geven óf wil je gewoon op de hoogte blijven van hoe het informele Connemara weekend er uit komt te zien omdat je het misschien leuk vindt voor een deel aan te sluiten? Stuur dan even een berichtje met je contactgegevens (naam, aantal aanwezigen inclusief pony, e-mail en telefoonnummer) naar connemaraweekend@eamonncassidy.nl.

Zo maken we samen toch iets leuks van een vervelende situatie!

Wat ons betreft: tot 18 juni bij Camping Boszicht!

Groeten,

Charlotte, Irma, Julia en Eamonn